工程项目文档控制分析

工程项目文档控制的概念是20世纪80年代末我国引进项目管理技术和方法时引入国内的,现代工程项目管理理论把文档控制管理作为项目管理的9大变量之一,它与费用控制、质量控制、材料控制、进度控制等共同构成项目管理的重要内容。

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文/李

军

工程项目文档控制分析

工程项目文档控制的概念是 2世纪 0 8年代末我国引进项目管理技术和方法 0时引入国内的，代工程项目管理理论把现

文档控制管理作为项目管理的9大变量之 一

,

它与费用控制、质量控制、料控制、材

进度控制等共同构成项目管理的重要内 容。档控制工作是一项规范化、文专业化和职业化的工作，有关资料统计分析，据 工程建设项目1%~3%的费用增加与文 0 3件有关，大型工程建设项目中，件问在文题导致工程变更和工程实施的错误约占

工程总成本的3%~5由此可见文档控%,制管理工作的重要性。文档控制管理水平的优劣不仅对工程项目的质量管理、成 本控制、度控制、目经验的总结以及进项项目管理水平有着直接影响，而且还直接关系到归档文件的质量，挡案工作也有对着重要意义。

作为文档归口管理的专门机构，负责对文件控制和档案管理工作进行统筹规划、 齐抓共管、织协调和监督指导，行政组在上对文控人员、案人员实行统一领导、档

档案管理的国标、j 规范。项目之初，: 项目文档控制工作 j i项目合同文控部分 f

{ j I

_

工程项目文档控制的关键点 在实际工作中，工程项目文档控制 管理水平往往体现在是否有专门的文控

统一管理，在业务上进行统一培训和业务 指导，依据的专业标准规范编制上进行在

发定制、建立数据f 制一系列项目文档{

整体考虑。一般项目启动后，文控部应协助项目部即可根据项目的规模、性质组建 矩阵式管理方式，控中心在业务上接受文

人员进行文档控制： j项目运行过程中，: 术对文件进行全过{

机构，是否有一支高素质的文控专业队 伍，否建立并遵循了科学的文件控制体是系、否运用文档一体化的程序对文件是全过程控制等方面，些也正是做好文这档控制工作的关键所在。

文控中心，立文档控制管理岗位，照；用文档控制系统， i设按

文控部的指导和监督，负责对项目文件从产生、整理、保存、交付到归档整个流程 的有效控制

。

同时按照档案的要j 件进行科学系统整 涉外工程项目文档{

1设立专门的行政管理机构是做好 . 文档控制的重要组织保障 项目文档控制管理工作持续有效运行的关键在于组织机构上要设有独立行使集文件控制与档案管理两项职能于一体的专门机构，般称之文控部。控部一文

2培养一支职业化的队伍是文档控 i须要具备熟练的英i . 制专业化的重要保证工程项目文档控制管理工作不同于 项目秘书工作，文控人员在文档控制过

作的正常开展。 3建立标准化： . 实行程序化管理是

程中，不仅要熟练掌握项目过程文档控 j理工作的根本保证 制程序、流程及方法，而且要遵循有关按照标准的程，

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