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秘书从业经验:会议管理十五个要素
对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说,如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西,同时又能关注到与会者一些意想不到的情况,比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。此外,还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢?作为一个专业的会议管理公司,我们提出以下一些建议供您参考。
一、 确立明确的目标
对任何一个商业公司而言,要想让会议开得有价值,必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需,提供给与会者相应的价值,并且能回报投资。
二、 完善信息的采集与分析
信息的收集极为重要,这其中包括了解客户的需求(细节请看流程中附录-客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。
三、 追求不断的创新
每一次会议都是对创新能力的挑战,无论在内容或形式上,不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。
四、 制定周密的计划
无论是甘特图还是进度表,一个周密的计划必须包括会议里所有的细节,另外,保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经
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