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文书档案归档程序及要求

文书档案归档程序及要求

为适应档案管理现代化需求,规范我校档案整理方法,根据西北师范大学校长办公室(2002)14号文件《西北师范大学〈归档文件整理规则〉实施办法》的要求,提出本程序及要求:

一、归档文件的整理单位

1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。

2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。

3、原件与复印件合为一件进行整理归档。

4、转发文与被转发文合为一件进行整理归档。

5、正文与附件合为一件进行整理归档。

6、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件,跨年度的文件各为一件进行整理归档。

7、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。

8、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、同学录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法,一个自然本(册)为一件进行整理归档。

二、归档文件的装订、编页码

1、归档文件统一按“件”进行装订,装订时必须用统一的文档装订夹装订档案,每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止,正面编在右上角,筒子页背面有文字图表的编在左上角,每份文件材料均从“1”页开始编页号。

2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。

3、成册的文件材料,(如:会议记录、名册、报表等)可保持原貌。

4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊,列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌,不必拆开重新装

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