档案分类编号规则12.10

档案分类编号规则

第1条 适用范围

本规则规定了企业档案的分类整理、 组织案卷和案卷排架管理的基本要求，

适用于本公司的档案管理。

第2条 分类编号原则

以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，

保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

1．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各

级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，

随时增补之用。

3．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改

必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

5．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应

先确定其主要类别，再编列档号。

第3条 档案分类

1．档案的类别共设置8个一级类目（大类）：行政类、财务类、人力资源类、

业务类、研发技术类、基本建设类、设备仪器类。有些档案难以归入上述8个大

类时， 可根据实际需要增设一级类目。详见《档案分类编码表》

2．根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属

类）。

3．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在

第二级之后增设第三级“细类”。如案件不多，也可仅使用 “大类”或“属类”

二级。

4．同一“属类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一

个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于属类（或细类）之后增设

“卷次”编号，以便查考。

5．录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，

其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类

目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。

6．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以

每一案一个“目次”编号为原则。

7．案卷排架的基本要求 a) 企业档案按大类分别排架，要反映出档案分类

设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。 b) 案卷排架要科学、系统，

便于保管和提供利用。 c) 各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架

方法，一经确定，一般不要随意变动。

8．各部门根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理。

第4条编号规则

1．企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类），

采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）及二级以下类目。

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