档案管理操作规范
一、 目的
为进一步加强本公司库房档案管理工作,确保库藏档案的安全、完善和齐全,结合本公司实际情况,特制定如下管理规范。
二、 适用范围
适用于公司档案管理部档案管理工作。
三、 工作内容
1、 接收档案
1) 接收档案时必须由两名或两名以上库房人员一起进行,并由其中一名库房人员作为接收工作的主要负责人。
2) 档案清点时,须持有客户提供的档案清单并与相关档案进行仔细核对。有缺失或遗漏的情况发生,需在档案清单上注明并取得客户的签字认可。
3) 档案清点结果与客户清单有异时,在未取得客户确认前,不得进行装箱作业。
4) 档案装箱时,要求按客户清单上排列的先后顺序,依次装箱并在外箱上注明相应的箱号或装箱明细。
① 如客户档案有分类的,则不同分类的档案不得混装。 ② 不得随意、糊乱装箱,避免为二次确认时制造人为障碍。 ③ 在装箱过程中,不得随意翻阅客户档案或讨论与装箱工作无关的话题。
④ 装箱工作中主要负责人需每日填写工作进度表,注明装箱内容、
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