企业档案管理系统的功能需求

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企业档案管理系统所要处理的是企业档案形成过程的信息，是关于企业档案资源所处位置、条件、状态和利用等方面的信息。企业档案管理系统功能设计时要依据档案业务流程的同时，充分考虑现存的纸质档案与电子档案“双轨制”情况，要做到相互照顾，相互兼容，不能顾此失彼。企业档案信息化建设的根本在于为企业生产经营提供高效、便捷的信息服务，直接或间接地为企业创造效益，充分利用现代网络技术，规范档案管理，发挥档案的知识资源和凭证价值。从长期发展的目标出发，通过调研和综合分析，企业的档案管理系统应涵盖以下功能需求： 1、电子文件归档的需求随着 OA系统和专业系统在企业管理和生产领域的广泛应用，大量的电子档案随之产生，李怀志并存在于 OA系统和专业系统中。尤其是大量的企业管理、经营资料，如果还是以目前手工录入到档案管理系统中的方式，档案管理人员将面临巨大的归档工作量。需要与企业已应用的计算机管理系统内的档案信息进行无缝链接，实现自动归档。开放总线，使系统的扩展、维护和升级十分方便，不会影响原有应用。简便的应用系统接入，可以利用“即插即用”方式集成现有和成熟的系统，无需或仅需少量开发，要做到松散耦合，提供可重用的服务。 2、档案信息存储的需求目前，企业已归档的电子档案主要以文书档案为主，有很少部分的专业数据档案，所以档案信息存储的数据量不是很大，基本上在 GB级及以下。但是，随着文档一体化、双轨制、馆藏档案数字化等管理理念的贯彻和实施，档案管理系统中电子档案的数量将迅速增长。特别是和企业息息相关的专业电子档案归档，将为档案管理系统的存储和利用带来巨大的压力，需要统筹考虑电子档案在档案管理系统中的组织和存储管理方式，合理、科学地组织、存储和管理电子档案的所有相关数据和文件，并提供有效的利用手段。 3、档案信息资源开发利用的需求

企业档案管理系统的功能需求

档案的真正价值在于对档案信息的利用，档案利用的前提是让档案利用者了解有哪些档案可以利用。所以，档案信息的展现方式是档案管理人员和档案利用者都非常关心和在乎的问题。而且由于不同部门、不同人员思考问题和查询、浏览档案信息的角度不同，他们对档案信息的展现方式也有所区别。例如，单位领导希望能按照档案馆内部的文书、科技、人事、财务等大的门类浏览馆藏档案的总体信息；档案管理人员则可能希望

按照档案的实体分类、形成年代、责任者来浏览档案的信息。因此，需要充分考虑档案管理系统的使用者对档案信息的浏览、检索、查询和统计的具体需求。以此为基础，通过借阅、知识管理等利用手段，更好地发挥档案的利用价值。 4、涉外和流动性企业档案管理的需求由于受到地域、网络等客观原因的限制，目前涉外和流动性企业档案的管理还存在很多的问题。例如，涉外和流动性企业档案基本没有实现数字化管理，同时涉外和流动性企业人员又需要随时查询资料，所以，档案实体不能传回总部归档，不利于档案实体的保管。另外，涉外和流动性企业很多项目在实施过程中缺乏对项目文件过程的管理，如版本管理等。在项目结束的时候将全部文件上交到档案管理部门，档案人员很难分清楚哪些是需要归档的最后版本。这些问题为涉外和流动性企业档案的管理带来了很大的难度。因此，需要通过档案管理系统，在技术和管理两方面规范、加强涉外和流动性企业档案的管理。 5、馆藏档案数字化处理的需求由于该项工作属于历史遗留问题，需要大量的人力、物力和财力，档案管理系统应该提供必要的功能，方便、快捷的数字化流程，供有条件的单位根据本单位实际，分轻重缓急来进行馆藏档案的数字化工作。企业作为具有众多的人员、繁杂的业务、跨地区、跨行业等性质的综合性公司，已经在漫长的发展历程中积累了大量的文件、各种珍贵资料，并形成了档案，企业在越来越认识到档案资源的重要性后，建立高效的档案信息系统，就变得更加迫切了。为了高效管理利用这些宝贵的档案财富，企业应该对需求充分论证之后，实施精细管理，创建企业档案管理应用系统。通过档案管理系统收集并建立相应的档案数据库，提高企业对相似问题的响应和解决速度；方便管理和检索员工所需档案，减少流程环节，缩短流程时间，提高生产率；加强企业档案收集、整理、归类、保存、查询等各方面能力，提高企业知识利用率，从而更好地发挥档案信息资源的价值。 (作者单位：吉林油田公司档案馆)

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