合同信息资料管理员岗位职责

监理职责

合同信息资料管理员岗位职责

1．由资料员负责收集、管理监理文书资料，现场监理办公室应备有监理资料专用柜和资料分类归档专用资料夹或袋。

2．监理文件资料应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚作假或擅自涂改原始记录。用于归档的文书资料必须用钢笔或黑色水笔填写或计算机正式打印。

3．收文工作程序

3.1 所有收文应立即在收文登记表上登记，其中“编号”栏填写发文单位的文件编号，“收文日期”中要标明收文日期、时间，“文件名称”栏登记来文摘要信息或文件名称，叫“收文人”一般由收文人签名，“转发单位”填转发部门或单位，“处理结果”填传阅、作废可不填，“处理人”是具有相应处理权限的人签名。

3.2 收文登记后交由相关监理工程师(责任人)根据文件要求进行处理，报总监审核，并在文件首页记录处理结果。

3.3 收文处理后应在每份文件上附一张“文件传阅纸”KMJL／C—14—0l，资料员应根据收文内容报总监确认后填写该文件的责任人及部分传阅人员名单。交与责任人后，责任人可根据具体情况再增加传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员看完后应签名及日期。

3.4 部分收文如业主施工指令、技术核定单，应与责任人协庙，如有必要应在专栏内容予以公布。

4．发文工作程序

4.1 发文须有相关监理工程师签名并经总监审核或签字，并加盖项目监理部印章。

4.2 所有发文应立即在发文登记表上登记，其中“编号”栏各工地根据实际情况填写相关编号，“发文日期”要标明发文日期、时间，“文件名称”栏填写该发文摘要信息或文件名称，“收文人”栏一般由收文人签名，“收文单位”填写收文单位名称。

4.3 发文应留有底稿原件。

5．资料存档管理

5.1 收发文经传阅后应及时存入文件柜。

5.2 资料应将信息资料分门别类放于文件夹或袋内。

5.3 项目监理部的监理人员随时可查阅或借阅已存入文件夹的文书资料。文件借阅应由借阅人填写《文件借阅登记表》，该借阅登记表附在该文件回存时应在位置。文件损坏遗失或作废时应办理注销手续，并写明注销原因，并填写《文件销毁登记表》。

5.4 业主需查阅文书资料时应经项目总监同意，并办理相应手续。

5.5 工程项目竣工验收后，项目监理部应及时将下列监理信息资料报监理部审查合格后送公司总监办验收，合格后移交公司办公室存档。

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