工程合同及工程档案管理制度
为进一步加强工程合同及工程档案管理工作,提高工程合同及工程档案管理水平,逐步实现公司工程合同及工程档案管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本(含工程总包及工程分包合同)、深化设计方案、工程会议记要、工程联系单、工程签证单、竣工资料(清单见附表1)等。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行网络管理体系,由公司工程行政人员集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、工程行政人员负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有工程合同及档案,并负责监督指导各个工程项目部的合同及档案管理工作。
3、各项目部应分别建立建全档案文档的形成、积累、整理、归档工作体系。
三、合同文档的移交
1、每个工程项目在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组及财务部存档。
2、各工程项目应由项目经理将全套合同资料档案(交接清单参见附表2)向合同管理组移交。
3、合同项目终止后各项目部须将该项目的所有技术资料汇总成
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