医药企业学术推广会议流程

学术会议流程一般可分为3个部分：会前准备、会议服务、会后跟踪，其中的关键点也一目了然，分别是准备、服务、跟踪。

会前准备

1、明确开会的目的。

2、根据目的确定会议的主题、受众、预算以及宣传重点。

3、根据主题邀请讲者。由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同，需要提前15天至3个月确认时间；一般重要的会议要有备用讲者。

4、邀请大会主席。根据实际需要邀请，可以不设；一般大会主席的设立是出于对讲者的尊重、关系的平衡、以及提高会议的号召力等目的。

5、安排会议流程。应包括：会议签到时间、正式开始时间、各讲者的讲话时间、茶休时间、提问时间以及会后餐时间。

6、确定需要参加会议的部门和人员（公司内部），召开准备会（或简单协商），明确分工和职责。

以上流程主要是会议组织者的工作，以下流程便需要各分工人员一起协作：

1、根据会议的档次和规模选择会场，一般设在四星以上宾馆。

选择会场时一定要现场观察，考虑以下因素是否满足会议的需求：租金、讲台的位置、投影仪及屏幕位置、主席台的位置、会场内受众的位置安排、签到台的位置、茶休点的位置、宣传品的陈列、音响效果以及灯光，还有会场的服务等。

2、会场选择后，尽快与宾馆签定协议，技巧性的压低价格和要求更好的服务。如果会议需要安排住宿和餐饮，一次性打包谈好。

3、会场确定后，会议组织者即可发出邀请函。邀请函上包含以下内容：会议的主题、时间、地点、主办方、流程（是否提供会后餐在此注明）、讲课内容及讲者的简单介绍、会务联系电话以及其它注意事项。邀请函一般应在会议2周（不能少于1周）前发出，以代表提供更多的沟通机会和方便客户的时间安排。

4、受众的邀请。一般由一线销售人员负责，比较重要的目标客户需要管理人员协访邀请。目标客户的邀请需要两次以上的确认，即一周前确认、会前一天确认，如果是下午的会议当天上午还必须确认一次。

5、会场布置。上午的会议前一天晚上布置完毕，下午的会议上午布置完毕。会场布置的内容：讲台、主席台、受众的位置安排、签到台、茶休点、宣传品陈列、调试投影仪、音响以及灯光效果。还需要注意水牌的陈列和会议通道的

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