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档案管理培训资料

归档文件整理培训资料

一、档案的定义:

档案是指过去和现在的国家机构,社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的,对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

这一定义有以下四个方面的函义:

1、档案是各机关、组织、和个人在其社会实践活动中形成的; 2、档案是由文件材料有条件地转化而来的; (1)办理完毕的文件; (2)要有价值的文件; (3)经过科学的整理; 3、档案载体形式多样;

4、档案的本质属性:具有原始记录性。 二、什么叫全宗:

全宗就是一个独立的机关、团体、企事业单位及著名人物在其社会实践活动中形成的全部档案。

按全宗整理档案是我国档案整理工作的一个重要原则。

档案构成全宗是有条件的,并不是任何单位形成的档案都能构成全宗,只有独立的机关的机关形成的档案才能构成全宗。机关内部组织机构是机关的组成部分,不是一个独立的机关,它所形成的档案就不能构成全宗。因此,各单位内部组织机构、各科、股室不能单独收集、整理档案。

构成全宗的三个要素: 1、有独立的人事任免权; 2、有独立的对外行文权:

3、有独立的财政预、决算权; 三、档案管理的基本原则:

1、统一领导、分级管理国家全部档案; 2、维护档案的完整和安全; 3、便于党和国家各项工作利用; 四、什么是归档文件:

立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

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