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档案管理工作规范

档案管理工作规范

第一章 总则

第一条 为加强政府采购档案的管理,有效保护和利用政府采购档案资源,根据中华人民共和国《档案法》、《政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部第18号令)的有关规定,结合我中心工作要求,制定本规范。

第二条 政府采购档案分采购业务档案(下称采购档案)和综合档案。本规范中的政府采购档案是指采购业务档案。

第二章 档案的整理与审核

第三条 政府采购项目的每项采购活动、每个过程都应形成文字记录,所有的记录都应归入政府采购档案管理,以保证档案资料的真实性、完整性和有效性。

第四条 在政府采购活动中形成的图纸、图表、音像等其他载体的记录也须作为采购档案的一部分归档。

第五条 归档的文件资料必须是本项目的合法有效文件,并且原则上都应为原件,如为复印件应注明原件存放处。

第六条 对于暂时缺少的文件资料,归档时要填写《采购档案备考表》,并及时补齐。如有遗失或无法补齐的采购档案,应书面说明原因并及时报告中心主任。

第七条 项目负责人应于项目合同签订返还后3个工作日内

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