资料档案管理

资料档案管理

資料檔案管理

文書資料的管理

辦公室裡的紙張，將會在下一個世紀裡逐漸減少了。隨著無紙辦公室的來臨，我們將用更有效率的方法來從事文書檔案管理，但是在沒有全面化資訊時代到來的這一刻，文書檔案無疑仍是時間管裡的一大難題。因為我們要先寫先填，再列印或影印，修改後接著批核，然後分發執行及存檔，這一連串的動作，花費許多操作時間及溝通效果。我們因此不鼓勵任何除了財務及法務憑證的紙張留下來，一切作業均由資訊管理系統執行要有效率許多。 文書檔案有哪些？

可以說是包羅萬象，舉凡公文、命令、信函、表報、帳冊、印章、證明、獎狀、史料、照片、圖樣、印刷品，各種今天要用的東西，用玩之後明天就成了檔案，必頇依照檔案管理制度辦法整理歸存，時日一多，換人處理之後就免不了錯亂無章，愈積愈多，彷彿是垃圾一般令人煩惱，況且還要找地方空間收存，更顯得是辦公室的毒瘤一樣，不受人歡迎。 有效管理文書檔案的方法：

1. 盡量不用紙張：前面提過，時間等於空間等於金錢。如果能用資訊作業取代的表格、公文、 報告、盡可能不再使用紙張，可以用磁片或壓縮性檔案儲存。

2. 盡量定期整理：每隔三個月要辦公室大清倉一次，以便把平常我們隨手一塞的東西給翻出來，不要的就扔了，要的就立即歸檔，至少把五分之一的東西丟了，保持一些空間來，才能『汰舊換新』，任何空間太滿了就裝不下了，時間就因此而浪費在塞滿及找不到的搜尋裡。

3. 盡量單純制式：無論書信、表單、公文都以最簡單的格式化、制式化來處理，讓所有人填進去的東西愈少愈好、所經過的關口也以不超過三級就好，以便爭取時效。

4. 制訂檔案時效：一般檔案分為永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四種。辦公室裡百分之八十的檔案都只保存一年即可。財務相關憑證依稅法規定保存七年，法律憑證保存十年或永久保存；一般會議記錄及計畫書也只要保存三年，所以實在不要等到一個員工辭職或公司搬家才來整理「遺物」，否則辦公室無疑就是倉庫及家具行的代名詞。

5. 善用檔案人才：許多機關行號都會把新進的人員或即將退休的屆齡長者，奉為最佳檔案管理者。這有一個缺點就是，他們可能對組織不夠瞭解，或者把檔案管理當成一件打發時間的無聊工作處理。其實，已發生的文書資料的確很少人去珍惜，直到有一天想要調卷調案的時候，才急如星火，有許多老闆在找不到檔案的時候，往往破口大罵。但當用完之後，又來個順手一丟，再也難覓芳蹤了。

6. 採用中央管理：Central Filing System 就是將組織各種檔案交由檔案室或資料室共同管理，而非各部門各單位個人管理，原因是這樣才能有效率的歸類編案編目，而非各人一把號，各吹各的調。

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