电子文件归档与电子档案管理办法

嗲子文档归类运用

电子文件归档与电子档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为适应紫金矿业集团股份有限公司（以下简称“集团公司”）档案信息化、数字化建设需要，规范集团公司电子文件的归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全，发挥电子文件的凭据参考、便捷检索与高效利用作用，依据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002），结合集团公司实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于集团公司各部室、各单位从事生产、经营、管理、投资融资、项目建设、地质勘查、教育培训、科研试验、工程设计等活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理。

第三条 基本术语解释

（一）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

第四条 集团公司已经利用计算机或计算机网络开展办公自动化或信息应用业务管理，各单位、各部室应和信息部充分合作，使各应用系统具备与数字档案管理系统归档无缝连接接口。各单位要实现对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现公文和文档流程化管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，使用集团公司统一推广的数字档案管理系统开展电子档案管理工作。

第五条 以电子文件形式记载集团公司秘密的载体在制作、收发与传递、使用、保存和销毁时，应严格按照集团公司《保密制度》的规定执行。

第六条 各单位档案部门配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。电子文件形成单位及集团公司信息部应积极协助和支持集团公司各级档案部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。电子文件形成单位的负责人对电子档案的真实、完整、有效性负责。

第1页下一页