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电子文件归档与电子档案管理制度

电子类资料和档案特殊管理制度

为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作,方便做好数据备份,特制订本制度。 一、制度

(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,由煤矿应急救援机构统一协调,指定专人负责,保证管理工作的连续性。

(2)为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 二、电子文件的收集与积累

(1)收集范围。电子文件的收集范围:草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求

1、记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,相关人员须向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留,否则可根据实际条件

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