电子文件归档管理制度

第一条随着信息化技术应用不断普及，公司各部门运用计算机进行文件和信息处理已成为日常办公活动的一项重要手段。为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件能安全有效地被利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，并结合我公司电子文件的形成过程和信息处理的现状，特制订本暂行规定。

第二条电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、存储卡等载体，依赖计算机等数码设备阅读、处理，并经转换处理后可在通讯网络上传送的文件。

第三条档案室对各部门电子文件的形成、归档、保存、管理和借阅等过程具有监督、检查和管理责任。

第四条各部室负责人应对本部室的电子文件从形成、完善到归档保存和借阅等整个管理过程负责。

第五条凡在工作过程中形成的或与公司有关的电子文件，均属于公司资料，形成部门都必须归档保存。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。

第六条电子文件收集归档范围。经计算机等数码设备处理形成的电子文件，做为草稿文件、定搞文件和记录了最后修改结果的重要凭证依据，具备真实性、完整性和有效性。包括但不限于以下类型文件：

（一）工作中形成的修改稿、定稿等文字和图像类电子文件。（二）用扫描仪、照相机等设备获得的静态图像文件。（三）用计算机软件设计或绘制获得的图形文件。（四）用视频设备获得的影像文件。（五）用音频设备获得的声音文件。（六）用多媒体技术制作的多媒体文件（七）用网络接收和传播的文件。（八）用数据库系统制作的数据文件。（九）有自主产权或使用权的程序类文件。

第七条电子文件一般应在办理完毕后，由文件形成部门主动向档案室归档。第八条档案室以外的存放地点称为异地存放，异地存放部门需向档案室递交《电子文件异地保管申请》，同时附移交清单，由总经理签字确认后实行。

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