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18 电子文件归档管理制度

电子文件归档管理制度

为加强本单位电子文件归档管理,保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用,更好地为各项工作服务,根据有关档案法律法规和《电子文件归档与管理规范》等有关文件规定,特制定本制度。

一、电子文件的管理体制和工作职责

1、电子文件是一种独立的档案门类和载体,在其形成到归档的管理过程中,由各形成部门和档案部门指定专人负责。

2、电子文件应按制度严格要求,妥善管理,确保其不散失、不损毁、不失真,从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3、电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统,使归档的电子文件能有效读取。档案人员应忠于职守,熟练地掌握计算机系统的使用技能,组织编制归档电子文件的各种检索工具,积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式

1、电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档,逻辑归档可实时进行,物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

2、各部门根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档,把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝,编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

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