档案管理软件的开发原则和系统设计

开发原则和系统设计

档案管理软件的开发原则和系统设计

冉朝霞

在信息化建设的热潮中,随着数据库与网络技术的不断完善,很多单位由于受知识结构、经济效益等因素的制约,在计算机辅助管理档案的应用方面,走过了观望、徘徊阶段,都纷纷建设自己的档案资料数字化管理与服务系统,促进档案资料的数字化存储与网络化服务。这对提高档案管理与服务水平具有十分重要的意义。

档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在从事政治、经济、军事、科学技术、文化等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图像、语音等不同形式的历史记录。档案管理工作从具体业务来说,包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等工作。其根本宗旨在于维护档案的本质特性和根本价值,并运用各种方法利用档案信息资源,使档案的本质特性和根本价值得以充分体现。档案整理过程包含从普通意义的文件到档案的转变过程。单位内部管理的文件种类繁多,规范性要求高,管理难度大,要对其进行科学、全面的管理,提高单位档案的管理水平,确保管理体系的良好运行是一项非常重要的工作。

档案管理是一项重要的基础管理工作,涉及了单位所有部门,每个部门均可能产生档案材料,档案日常工作主要包括收集、鉴定、整理、利用、编研、统计、销毁等。经过多年的发展,档案管理已形成较严格的管理流程,档案库存比较规范。但由于文件、档案数量较多,分类方式与组卷方式发生过多次改变,并且档案所涉及的部门很多,各部门又各有自己的接收、移交档案材料目录,它们之间缺乏一个统一的界面,没有相互连接的信息渠道,数据通常被封存在各部门的计算机上,造成工作的重复,增加出错的几率,因此管理有一定的难度。先进的管理思想要用先进的管理手段来实现。在激烈的市场竞争中,很多单位对文件的管理和执行提出了更高的要求。文件的管理是一项复杂程度高,操作严谨的工作,工作中的每点疏忽都可能对实际的生产、安全造成损失,因此运用网络化、微机化的方式来实现单位内部文件、档案管理的现代化具有重要意义。

1 档案管理软件开发原则

为保证设计目标的实现,结合用户需求,基于Web的档案管理系统的软件设计遵循以下原则:

1.1实用性原则

软件系统设计时要充分考虑技术人员与操作者的要求和建议,一方面要使软件的人机交互界面友好,操作简便;另一方面要满足用户的各种需求,尽量将用户所要进行的操作包含在同一界面内,用户所需的一些常用工具(如记事本、计算器等)也应包含在内。

1.2信息集成原则

强调系统中信息的一致和在其范围内的共享。

1.3开放性原则

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